Праздник каждый день: работа организатора мероприятий в «Простории» и «Дворе Подзноева»

Менеджер по продажам в ресторанах Северо-Западной инвестиционной компании Марина Розгина рассказала Псковскому агентству информации о режиме 24/7, страшных снах про фуршеты и о том, как (не) испортить любую конференцию.

О сезонных торжествах и страшных снах

В мои обязанности входит организация различных мероприятий, начиная от совсем небольшого заказа еды с собой до крупных конференций и банкетов. Как и в любой работе, связанной с клиентами, прослеживается сезонность: летом чаще всего проводим свадьбы, дни рождения, весной и осенью – конференции и форумы, зимой – новогодние корпоративы. Причём на одной неделе, вне зависимости от сезона, одновременно может быть и день рождения, и свадьба, и конференция – приходится успевать всё. Благодаря такому опыту сейчас с легкостью могу организовать и небольшое событие на 20 гостей, и огромное мероприятие на несколько сотен человек.

А начинала я свою карьеру в должности горничной. Пару месяцев поработала в отеле «Двор Подзноева», затем ушла в учебный отпуск и собиралась уволиться, но мне предложили попробовать себя в качестве официанта, я согласилась. За два года выросла до старшего официанта и ушла на повышение - уже три года занимаю позицию менеджера.  

Интересно, что я помню каждое своё мероприятие. Самым первым в новой должности оказалось свадебное торжество на 80 человек. Справилась. Потом был фуршет, и я до сих пор вспоминаю, что заказчик очень долго, буквально до последнего, не согласовывал меню. Мне тогда снились страшные сны с пустыми столами…

О запросах и вдохновении

Запросы у клиентов самые разные: кто-то хочет скромное торжество с традиционными блюдами, другие просят что-то поинтереснее, поизысканнее, с блюдами, которые нельзя попробовать в других местах.

В беседе с гостями мы стараемся выяснить предпочтения и предложить индивидуально составленное меню под мероприятие. Поэтому любой разговор начинаем с вопроса: «А что вы любите?» Разумеется, учитываем пожелания каждого гостя предстоящего мероприятия: возможно, кто-то не ест мясо, у кого-то аллергия на отдельные ингредиенты блюда, если на торжестве будут дети, тут тоже нужен свой подход.

Я должна знать состав каждого блюда, которое подадут на банкете, иметь представление о его внешнем виде. Возможно, заказчик попросит исключить какой-то ингредиент, который для него неприемлем, в этом случае предлагаем ему альтернативный вариант.

Нередко бывает и так, что человек не представляет, как в итоге должно выглядеть его мероприятие, и приходит с запросом: «Предложите!» Причём это касается не только будущих молодожёнов, но даже организаторов больших форумов. Наша задача – показать клиенту сразу несколько вариантов, чтобы было из чего выбирать.

Первая встреча – чуть ли не самое важное в нашей работе, от неё зависит, каким образом пойдёт вся работа, будут ли шероховатости, поэтому с самого начала необходимо найти общий язык с организаторами, расположить их к себе.

Я обожаю обсуждать предстоящее торжество, вникать в пожелания, люблю заранее готовиться к таким встречам. Моя работа меня определённо вдохновляет: что может быть лучше, чем устраивать для людей праздник, видеть их счастливые лица и получать потом отзывы на то, что сделано твоими руками? Это затягивает!

О масштабах и команде

Одно мероприятие могут обслуживать от 6 до 15 официантов плюс метрдотель, звукорежиссёр, IT-специалисты, техники. В итоге небольшое мероприятие способны сопроводить шесть специалистов, для большого события потребуется человек двадцать. Конечно, за день проходит «генеральный прогон», проверяется работа аппаратуры, свет, звук, прогоняется презентация, обсуждается, что должно быть на сцене, как расставить столы, стулья.

Самым масштабным мероприятием, которое я организовывала, стала трёхдневная конференция накануне Ганзы-2019 на 800 человек. Участники размещались в «Простории», свободного пространства тогда практически не осталось. И вот такие вызовы мне особенно нравятся. Наш командный «механизм» сработал отлично.

За подсказки, дополнительные знания и опыт спасибо руководителю службы общественного питания Северо-Западной инвестиционной компании Ирине Баркановой. Благодаря ей я многому научилась: не только, собственно, организовывать мероприятия, но и общаться с людьми. Иной раз заказчиков приходится тактично «приземлять», когда, например, их идеи немного не увязываются с реальностью. Ну, невозможно в одном помещении с конференцией накрывать фуршет без ущерба для мероприятия: когда где-то поблизости, пусть и очень тихо, позвякивают тарелки и приборы, люди отвлекаются и уже в последний момент думают о том, что говорит им спикер.

О режиме 24/7 и стальных нервах

Поток мероприятий очень большой, поэтому мы работаем в тандеме с коллегой на такой же должности. И одно из самых важных качеств в нашем деле – стрессоустойчивость и стальные нервы. В любой ситуации мы должны пребывать в абсолютном спокойствии, равновесии и сохранять самообладание. Работаем 24/7, всегда на связи, на телефоне. Именно поэтому не мы ездим повышать квалификацию, а приглашённые преподаватели – психологи, специалисты по сервису - приезжают и работают с нами на месте.

До пандемии мероприятия шли в ежедневном формате, сейчас – одно-два в неделю. Да, это немного грустно, но, надеюсь, в скором времени ситуация изменится и мы вернёмся в прежний режим.

Есть компании, которые доверяют нам с момента открытия «Простории» в 2015 году, и тут важно не повторяться, отслеживать тенденции и не предлагать людям из года в год одно и то же меню, в одних и тех же декорациях. Для этого поднимаются архивы, проводится анализ, исключаются любые повторения: от расцветки скатертей до блюд.

Но самое главное в организации любого мероприятия и его успехе – слаженная работа команды. И этого нам не занимать.